Email professionale: caratteristiche da tenere a mente durante la scelta

Le aziende, al giorno d’oggi, inviano e ricevono tantissime email ogni giorno, sia per comunicare con clienti e fornitori sia per le comunicazioni interne. Per tale ragione, è fondamentale avere una casella email professionale, capace di rispondere alle esigenze aziendali. Grazie all’uso di email professionali, infatti, è possibile non solo gestire al meglio il flusso di comunicazioni aziendali ma anche migliorare l’efficienza della propria azienda o del proprio ufficio.

Come scegliere un’email aziendale

Prima di scegliere quale email professionale utilizzare è bene informarsi sui provider che da anni operano in questo particolare settore, come Zimbra l’email professionale per aziende. Quest’ultima, infatti, rappresenta una soluzione di messaggistica e collaborazione open source utilizzata non solo nel nostro Paese ma in tutto il mondo. Sono ormai più di 500 milioni gli utenti che, in oltre 130 Paesi del mondo, utilizzano quotidianamente l’email professionale di Zimbra. A guidare la scelta da parte delle aziende sono la professionalità, l’affidabilità e la serietà del provider, nonché i servizi offerti, tesi a semplificare la gestione aziendale e migliorarne l’efficienza.

Le caratteristiche delle email professionali

Le email professionali hanno numerose caratteristiche che ne rendono l’utilizzo molto importante nelle società. Prima di tutto vi è la possibilità di personalizzare al meglio la piattaforma di messaggistica attraverso l’uso di particolari plug-in che facilitano la gestione delle email. La gestione gerarchica dello storage e l’architettura multi-tenant sono poi ulteriori elementi di cui tenere conto nella scelta del provider. La prima funzione permette di ottimizzare i costi grazie all’archiviazione multilivello, mente la seconda offre ai fornitori di servizi un modo conveniente per garantire assistenza alle aziende in un ambiente hosted. Altri aspetti importanti sono la grandezza dello spazio d’archiviazione, la possibilità di inoltrare file di dimensioni molto grandi, la possibilità di creare agende, rubriche e calendari condivisibili con gli altri membri dell’azienda, in modo da facilitare l’organizzazione interna e i livelli di sicurezza (implementati da filtri antispam e antivirus) che garantiscono la salvaguardia dei dati dell’azienda e dei clienti.

Email aziendale su cloud

Nella creazione di un indirizzo email professionale, bisogna, per prima cosa, scegliere se affidarsi a un servizio hosting basato sul cloud. Si tratta di una decisione di non poco conto che potrebbe mutare le abitudini dell’azienda (o dell’ufficio). Questa soluzione presenta alcune caratteristiche, tra cui:

• Accessibilità: un’email aziendale basata sui sistemi cloud è accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a internet, anche fuori dall’ufficio, il che permette di lavorare anche quando si è a migliaia di km di distanza dall’azienda;
• Costi: utilizzare un servizio in cloud risulta particolarmente conveniente, perché vengono eliminate le spese per l’acquisto della piattaforma e il sistema operativo;
• Ripristino semplice: in caso di arresti di sistema improvvisi o altre problematiche, con un sistema cloud il ripristino dei dati archiviati è, in genere, piuttosto semplice;
• Scalabilità: quando l’azienda cresce, anche il servizio email cresce con lei, integrando altre funzioni utili. Di tutto ciò si occupa il fornitore del servizio in caso di email basata su cloud, senza bisogna che l’azienda si preoccupi di aggiornamenti e adeguamenti dei server.